Você já assinou um contrato clicando em um link? Ou digitando um código recebido por SMS? Então você já usou uma assinatura eletrônica. O que muita gente não sabe é que existem três tipos, e que cada um oferece um nível diferente de segurança. Em alguns documentos, qualquer um serve. Em outros, só um deles vale. Este texto explica qual é qual e como usar.
Assinatura eletrônica e assinatura digital: qual a diferença?
Assinatura eletrônica é o gênero: qualquer forma de assinar por meio eletrônico, como um clique, uma senha, um código ou um certificado. Assinatura digital é uma espécie dentro desse gênero. Ela usa criptografia e certificado digital para identificar quem assinou e provar que o documento não foi alterado depois.
Na lei brasileira, a assinatura digital corresponde à assinatura eletrônica qualificada, que você vai ver abaixo. Ou seja: toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.
Os três tipos de assinatura eletrônica
A Lei 14.063/2020 separa as assinaturas eletrônicas em três níveis. O que muda entre eles é o grau de certeza sobre quem assinou.
1. Assinatura eletrônica simples
Identifica quem assinou e liga essa pessoa ao documento. Exemplos: clicar em “aceito” em um link enviado por e-mail, informar um código recebido por SMS ou fazer login em uma plataforma. Por si só, ela não garante que o arquivo não foi alterado depois.
Como usar: abra o link recebido, leia o documento, confirme seus dados e conclua com o clique ou o código.
2. Assinatura eletrônica avançada
Além de identificar o signatário, usa meios técnicos que a vinculam só a ele, sob o controle dele, e que permitem detectar qualquer alteração posterior no documento. É o padrão das principais plataformas de assinatura do mercado e também da assinatura do Gov.br.
Como usar: nas plataformas, o fluxo costuma ser receber o documento, validar sua identidade e assinar. No Gov.br, é preciso ter uma conta nível prata ou ouro, acessar o serviço de assinatura eletrônica, enviar o PDF, assinar e baixar o arquivo assinado.
3. Assinatura eletrônica qualificada
É a que usa certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil, como o e-CPF e o e-CNPJ. É a única que conta com presunção legal de autenticidade em relação a quem assinou. O certificado pode ficar em token, cartão ou na nuvem. Os cartórios também emitem, por meio do e-Notariado, certificado para uso em atos notariais.
Como usar: obtenha o certificado em uma autoridade certificadora credenciada, assine o PDF em um programa ou plataforma compatível e confira a validade da assinatura no verificador oficial do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
As três valem? Sim. O que muda é a prova
A maioria dos contratos no Brasil tem forma livre, então as três modalidades são válidas. A diferença aparece quando alguém diz: “não fui eu que assinei”.
Com certificado ICP-Brasil, a lei presume que a assinatura é verdadeira em relação a quem assinou. Nas demais, a validade depende de as partes terem aceitado aquele meio de comprovação, e quem apresenta o documento pode precisar provar a autoria, com registros como data, hora, endereço de IP, e-mail e telefone usados. Por isso, vale incluir no contrato uma cláusula dizendo que as partes reconhecem a modalidade escolhida.
Quais documentos aceitam quais assinaturas?
Documento ou situação | O que costuma ser aceito | Observação |
Contratos entre empresas e pessoas (prestação de serviços, compra e venda de mercadorias, confidencialidade, parcerias) | Simples, avançada ou qualificada | Forma livre. Escolha o nível conforme o risco do negócio. |
Contrato que precisa servir de título executivo (cobrança rápida na Justiça) | Qualquer modalidade prevista em lei | Desde 2023, documentos eletrônicos dispensam as duas testemunhas quando a plataforma de assinatura confere a integridade do arquivo. |
Contrato social e alterações na Junta Comercial | Avançada ou qualificada | A assinatura Gov.br é aceita pelas Juntas. |
Interação com órgãos públicos | Depende do órgão | Simples para interações de menor impacto e sem sigilo. A qualificada é aceita em qualquer caso. |
Transferência e registro de imóveis (cartório de registro de imóveis) | Qualificada | Em regra, é obrigatória. |
Escritura pública e procuração pública | Ato notarial, com certificado | Pode ser feito online pelo e-Notariado, com videoconferência. |
Receitas médicas comuns | Avançada ou qualificada | |
Receitas de controle especial e atestados médicos | Qualificada | |
Petições em processos judiciais eletrônicos | Certificado digital ou cadastro no tribunal | Cada sistema tem suas regras. |
Quando o cartório continua obrigatório
Assinar eletronicamente não resolve tudo. Em alguns atos, a lei exige escritura pública, e sem ela o negócio pode ser nulo. É o caso, em regra, da venda de imóvel acima de trinta salários mínimos, da doação de imóvel, do pacto antenupcial e da renúncia de herança.
A boa notícia é que cartório hoje não significa fila. Muitos desses atos podem ser feitos de forma totalmente online pelo e-Notariado, com videoconferência e assinatura por certificado digital.
Um exemplo do dia a dia: um contrato de aluguel assinado e guardado entre as partes pode usar assinatura simples ou avançada. Mas, se você quiser registrá-lo no cartório de imóveis para garantir a vigência em caso de venda do imóvel, o registro exige a assinatura qualificada.
Como escolher: quanto maior o risco, mais robusta
- Baixo risco (aceite de política de privacidade, confirmação de recebimento): simples.
- Risco moderado (prestação de serviços, orçamentos aprovados, contratos rotineiros): avançada.
- Alto risco (contrato social, acordo de sócios, cessão de marca, contratos de valor elevado, qualquer documento que vá a registro): qualificada.
Checklist antes de assinar
- Confira se o nome, o e-mail e o telefone de quem vai assinar estão corretos.
- Leia a versão final do documento. Depois de assinado, qualquer alteração invalida a assinatura ou exige uma nova.
- Guarde o arquivo assinado e o relatório de assinaturas emitido pela plataforma.
- Combine por escrito, no próprio contrato, qual modalidade de assinatura será usada.
- Em documentos que vão a órgãos públicos, consulte antes qual nível de assinatura o órgão aceita.
Perguntas frequentes
A assinatura eletrônica substitui o reconhecimento de firma?
O reconhecimento de firma serve para confirmar que uma assinatura em papel é de quem diz ser. No documento eletrônico, quem cumpre esse papel é a própria tecnologia: a assinatura qualificada, ou a avançada quando o órgão a aceita, já identifica o signatário. Cada órgão define o que aceita, então vale confirmar antes de protocolar.
Posso assinar pelo celular?
Sim. Plataformas de assinatura, o Gov.br e certificados em nuvem funcionam em smartphones.
Preciso de testemunhas?
Para a validade do contrato em si, em regra não. Elas só importam quando você quer que o contrato em papel seja título executivo. No documento eletrônico, essa exigência foi dispensada desde 2023 quando a integridade é conferida pelo provedor de assinatura.
Alberto Finger é advogado empresarial (OAB/RS 119.228) em Santa Maria, RS. Atua com direito societário, contratual e planejamento empresarial, com foco em empreendedores e pequenas e médias empresas, e atende online em todo o Brasil e no exterior, inclusive com contratos em quatro idiomas.
